Emlak Portföy Yönetimi ve Yetki Süresi Takibi

Bir portföy, elinizdeki bir mülkten fazlasıdır: bir mülk sahibiyle yapılmış bir anlaşma, o anlaşmanın bir başlangıcı ve bir bitişi, ortada dolaşan bir ilan fiyatı ve kaydı tutan bir sorumludur. Bunların hepsi bir arada yazılı değilse, bir portföyü yönetmek zorlaşır. Bu yazıda Sinerji Team CRM'in "Team Portföyler" bölümünü ve yetki süresi takibinin nasıl çalıştığını anlatıyoruz.

Portföy nedir, CRM'de nasıl tutulur?

Gayrimenkul sektöründe portföy, satışı ya da kiralaması için yetki alınmış mülktür. Bu yetki çoğunlukla belirli bir süre için verilir ve süre dolduğunda ya yenilenir ya da sona erer. Bu yüzden portföy yönetiminin en kritik bölümü zamandır: hangi mülkün yetkisi ne zaman bitiyor?

CRM'de her portföyün bir kartı vardır ve kartta mülkün tanıtıcı bilgileri, konumu, ilan fiyatı, işin türü, sorumlu danışman, hizmet bedeli ve sözleşme süresi yer alır. Portföyü ekleyen kişi, kaydın sahibi olur. Bu yapının nasıl bir bütünün parçası olduğunu Sinerji Team CRM genel bakış yazısında özetledik.

Portföy kartında neler bulunur?

Mülk bilgisi ve konum

Mülkün türü (daire, villa, dükkân, depo, arsa gibi), işin türü (satılık, kiralık, devren), metrekaresi ve adresi burada tutulur. Konum, il, ilçe ve mahalle olarak yapılandırılmış girilir. Bu detay yalnızca düzen için değil; müşteri ihtiyaçlarıyla eşleşmenin de temelidir. Ticari mülklerde ek olarak mülk türüne özel alanlar vardır. Bir depo için tavan yüksekliği ya da yükleme rampası, bir dükkân için cephe genişliği gibi. Bu alanlar doldurulduğunda, ticari bir ihtiyaçla portföy çok daha isabetli eşleşir.

İlan fiyatı ve hizmet bedeli

Portföyün ilan fiyatı ve beklenen hizmet bedeli karta girilir. Hizmet bedeli sistem tarafından hesaplanabilir; bunun yanında gerekirse elle düzeltmek de mümkündür. Portföy ortaklıysa, yani iki danışman birlikte çalışıyorsa, bedelin paylaşımı da kayıtta görünür. Hesaplamanın iç kuralları bu yazının konusu değil, ama sonucun kartta şeffaf biçimde yer alması, iş sonunda tartışılacak bir belirsizlik bırakmaz.

Sorumlu ve ortak danışman

Her portföyün bir sorumlusu vardır. Portföyü başka bir danışmanla birlikte yürütüyorsanız, onu ortak olarak kaydedersiniz. Bu iki kişi kaydı düzenleyebilir. Ekipteki diğer danışmanlar portföyü görür ama değiştiremez; bu da portföyün hem ekibe görünür hem de sahibinin kontrolünde kalmasını sağlar. Ayrıntısı gizlilik ve yetkiler yazısında.

Yetki süresi takibi: en çok işe yarayan kısım

Portföyü eklerken sözleşmenin başlangıç tarihini ve süresini girersiniz; bitiş tarihi kendiliğinden hesaplanır. Sonrasında sistem bu tarihi sizin yerinize izler.

Yetkisi yaklaşan portföyler hem portföy listesinde hem de Özet ekranında ayrı bir kartta öne çıkar. Süre bittiğinde portföy "Süresi doldu" olarak işaretlenir. Bu, portföyün silindiği anlamına gelmez; sorumlu danışman isterse portföyü yeniden yayına alabilir, yani yeni bir süreyle yeniden aktif hâle getirebilir. Süre dolduğu hâlde işaretlenmeyen bir portföyün, aslında yetkisiz olarak ilanda kalması gibi bir karışıklık böylece önlenir.

Pratikte bunun anlamı şudur: mülk sahibiyle yetkinin yenilenmesini konuşmak için son günü beklemezsiniz. Süre yaklaştığında sistem size önceden haber verir, siz de görüşmeyi zamanında yaparsınız.

Portföy durumları

Bir portföy hayatı boyunca farklı durumlardan geçer. Aktif, mülkün pazarlandığı süreçtir. İşleme dönmüş bir portföyde bir müşteriyle ciddi bir süreç başlamıştır. Tamamlandığında iş sonuçlanmıştır, iptal edildiğinde ise yetki sona ermiştir. Listeyi bu durumlara göre süzebilir, yalnızca açık portföyleri, yalnızca süresi yaklaşanları ya da süresi dolanları görebilirsiniz.

Listenin üstünde açık portföy sayısı ve toplam hizmet bedeli gibi özet bilgiler yer alır. Bu, hem sizin hem de ekibin elindeki iş hacmini kabaca görmesini sağlar.

Portföy ile müşteri nasıl buluşur?

Portföyü eklediğiniz anda, ekipteki danışmanların müşteri ihtiyaçlarıyla karşılaştırılmaya başlar. Uygun bir ihtiyaç varsa, o müşterinin danışmanına bildirim gider. Bu mekanizmanın nasıl çalıştığını müşteri ihtiyacı ve portföy eşleştirme yazısında adım adım anlattık. Burada bilmeniz gereken, portföyün yapılandırılmış alanlarını doldurmanın bu karşılaşmayı mümkün kıldığıdır.

Bir müşteri belirli bir portföyle ilgilendiğinde ise ikisini bir işlem dosyasında birleştirirsiniz. Bu dosya, teklif ve pazarlık gibi aşamaları izler. Konunun ayrıntısı emlak işlem dosyası yazısında.

Ticari gayrimenkulde portföy yönetimi

Ticari tarafta portföyler çoğunlukla daha ayrıntılıdır ve daha uzun süre pazarlanır. Bir fabrika, bir otel ya da bir akaryakıt istasyonu gibi mülklerin kendine özgü özellikleri vardır; CRM bu türlerin çoğu için özel alanlar sunar. Bu alanların doldurulması, hem ekip içinde aynı dilin konuşulmasını sağlar hem de aranan mülkün doğru kişiye ulaşmasını kolaylaştırır. Ticari gayrimenkul portföyü yönetiyorsanız, bu alanların kaydını düzenli tutmanın ilerleyen aylarda size zaman kazandırdığını göreceksiniz. Ticari mülkün değerine ilk bakış için de sistem içinde bir analiz aracı bulunur; onu ticari gayrimenkul analizi yazısında anlattık.

Mülk sahibine ne anlatacaksınız?

Bir portföy yönetiminin sessiz bir parçası da mülk sahibiyle iletişimdir. Sahip sizden düzenli bilgi bekler: ilan kaç kişiye ulaştı, kaç kişi geldi, geri bildirimler neydi? CRM'de portföy sayfasından bir çalışma raporu hazırlayabilirsiniz. Pazarlama sürecini ve geri bildirimleri tek PDF'te toplayan bu rapor, portföy çalışma raporu yazısında anlatılıyor.

Portföy tarafında iyi alışkanlıklar

• Süreyi baştan girin. Süre boşsa takip de boştur. Sözleşmeyi imzaladığınız gün başlangıç tarihini ve süreyi kaydetmek en sağlam yöntemdir.
• Alanları eksiksiz doldurun. Konum, metrekare ve ilan fiyatı eşleşmenin girdileridir. Boş bırakılan bir alan, portföyün bazı ihtiyaçlarla hiç karşılaşmaması demektir.
• Sorumluyu net tutun. Ortaklık varsa ortağı kaydedin, çünkü düzenleme yetkisi buna bağlıdır.
• Süresi dolanı yıl sonuna bırakmayın. "Süresi doldu" durumundaki bir portföyü ya yenileyin ya da kapatın. Böylece liste gerçeği yansıtır.

Yeni bir portföyü eklerken adım adım

Bir mülk sahibiyle yetki konusunda anlaştığınızda, sıradaki iş kaydı açmaktır. Süreç birkaç küçük adımdan oluşur ve hepsi aynı formda yapılır.

1. Mülkü tanımlayın. Türünü, işin şeklini (satılık, kiralık, devren) ve metrekaresini seçin. Ticari bir mülkse, türe özel alanlar ekranda kendiliğinden belirir.
2. Konumu girin. İl, ilçe ve mahalleyi listeden seçin. Serbest yazı yerine seçim yapılması, eşleşmenin doğru çalışmasını sağlar.
3. Fiyatı ve süreyi yazın. İlan fiyatı, sözleşmenin başlangıç tarihi ve süresi girilir; bitiş tarihi kendiliğinden hesaplanır.
4. Sorumluyu ve ortağı belirleyin. Kaydı yöneten kişiyi ve varsa birlikte çalıştığınız danışmanı işaretleyin.
5. Kaydedin. Kayıt tamamlandığında portföy ekibin listesine düşer ve takım liderlerine yeni portföyün ayrıntılarını içeren bir bilgilendirme e-postası gider.

Kaydettiğiniz anda, mülk ekibin müşteri ihtiyaçlarıyla da karşılaştırılmaya başlar. Yani bir portföyün girilmesi, yalnızca bir kayıt açmak değil, aynı zamanda ekibe "elimizde yeni bir mülk var" demenin sistemsel yoludur.

Portföy sayfasında neler görürsünüz?

Bir portföyün kartını açtığınızda bilgiler bölümlere ayrılmış hâlde durur: portföy bilgisi, hizmet bedeli, sözleşme süresi, konum ve bir de bağlantı ve kayıt bilgileri. Konum bölümünde mülkün haritadaki yeri görünür; bu, bir yer göstermeye giderken adres aramak zorunda kalmamanızı sağlar.

Sayfanın alt kısmında, portföyle ilgili diğer kayıtlar toplanır. Yetkili olduğunuz işlem dosyaları burada listelenir; portföye bağlı iş ortağı emlakçılar da öyle. Böylece bir mülkün etrafında kimlerin dolaştığını, hangi müşterilerin ilgilendiğini ve kimlerle ortak çalışıldığını tek sayfada görürsünüz. İş ortaklarının nasıl kaydedildiğini iş ortağı emlakçı yazısında anlattık.

Kartın üstünde yalnızca düzenleme yetkisi olanlara görünen bir "Düzenle" düğmesi de bulunur. Yetkisi olmayan bir danışman portföyü inceler, ama değiştiremez. Bu kısıtın nedeni, bir portföydeki bilginin güvenilirliğini korumaktır: bir mülkün fiyatını ya da süresini yalnızca sorumlusunun değiştirebilmesi, ekibin herkesi aynı bilgiyle çalışmasını sağlar.

Sık sorulan sorular