Emlak CRM Sistemi Nedir? Sinerji Team CRM'i Baştan Sona Anlatıyoruz

Bir gayrimenkul danışmanının günü düz bir çizgi gibi ilerlemez. Sabah bir müşteriyi arar, öğleden sonra bir yer gösterirsiniz; arada bir ilan sahibiyle konuşur, akşam da o gün kime ne söz verdiğinizi hatırlamaya çalışırsınız. Bilgi telefonun rehberinde, mesajların arasında, bir not defterinde ve bir de kafanızda durur. Bu yazı, o dağınık bilginin tek bir çalışma alanında nasıl toplandığını anlatıyor.

Sinerji Team CRM, gayrimenkul danışmanları için, sahadaki gerçek iş akışı düşünülerek kurulmuş bir çalışma alanı. Aşağıda onu baştan sona geziyoruz: neyi yapıyor, neyi yapmıyor, bir gün içinde hangi ekrana ne zaman uğranıyor. Her bölümün ayrıca kendi yazısı var; ilgili yerlerde bağlantısını bırakıyoruz. İsterseniz baştan sona okuyun, isterseniz içindekiler listesinden merak ettiğiniz yere atlayın.

Dağınık bir gün nasıl görünür?

Örnek bir danışman düşünelim. Adı önemli değil, çünkü hikâye çoğumuza tanıdık gelecek. Salı sabahı elinde yedi aktif müşteri, on iki portföy ve üç randevu var. Müşterilerden biri iki gün önce WhatsApp'tan "bütçemi biraz artırabilirim" yazmış. Bir portföyün yetki süresi bu ay bitiyor ama tam olarak hangi gün, o an kimse söyleyemiyor. Sahibinden ilan veren bir mal sahibiyle geçen hafta konuşulmuş, "iki hafta sonra arayın" denmiş; not bir kâğıdın kenarında.

Buradaki sorun hafıza değil. Bilginin nerede durduğunun belli olmaması. Aranan kişi mesajda, söz verilen tarih takvimde, mülkün detayı bir tabloda, müşterinin ihtiyacı ise sadece sizin kafanızda. Bir şeyi bulmak için dört yere bakmak gerekiyor ve o dört yerden biri her zaman eksik kalıyor.

Ticari gayrimenkulde bu tablo biraz daha ağırlaşır. Bir depo arayan müşteri yalnızca metrekare ve bütçe söylemez; tavan yüksekliğini, yükleme rampasını, TIR erişimini de sorar. Bir dükkân arayan kişi cephe genişliğinden yaya trafiğine kadar bir dizi ayrıntıyı önemser. Bu ayrıntıların hangi müşteriye ait olduğunu üç ay sonra hatırlamak kolay değildir. Yazıya alınmadıkça kaybolur.

CRM tam olarak ne demek, gayrimenkulde ne işe yarar?

CRM, "müşteri ilişkileri yönetimi" anlamına gelir. Kısaca: kimle ne konuştuğunuzu, ne zaman ne yapacağınızı ve elinizde neler olduğunu tek bir yerde tutmak. Her sektörde kullanılan genel amaçlı programlar bu işi yapar; ama gayrimenkulün kendine has bir yapısı var.

Bu işte üç şey birlikte hareket eder: müşteri, mülk ve zaman. Müşterinin bir ihtiyacı vardır, mülkün bir sahibi ve bir yetki süresi vardır, ikisini yan yana getiren şey de randevular, yer göstermeler ve takip aramalarıdır. Genel bir program "kişi" ve "fırsat" kavramını bilir. Gayrimenkul ise mülkü, mülkün süresini, ihtiyaçla mülk arasındaki uyumu ve yer gösterme sonucunu da bilmek zorundadır.

Sinerji Team CRM bu yüzden müşteriyi ve portföyü aynı düzeyde ele alır. İkisi de birer birinci sınıf kayıttır, ikisinin de geçmişi, sorumlusu ve takip tarihi vardır. Geri kalan her şey, yani görevler, takvim, raporlar ve araçlar bu iki kaydın etrafında döner.

Sinerji Team CRM kimler için, nasıl bir düzen kuruyor?

Sistem, kendi işini kendi yürüten gayrimenkul danışmanları ve onların oluşturduğu ekip için tasarlandı. Temel fikir şu: her danışman kendi müşterisini, kendi portföyünü ve kendi takvimini yönetir. Çalışma biçiminiz değişmez; CRM onu kayda geçirir.

Bunun yanında bir ortak taraf var. Ekipteki danışmanların portföyleri birbirine görünür durumdadır. Bir danışman bir müşterinin ihtiyacını girdiğinde, bu ihtiyaç yalnızca kendi portföyleriyle değil ekibin tüm portföyleriyle karşılaştırılabilir. Bir eşleşme çıktığında birlikte çalışacağınız kişiyi siz belirlersiniz. Yani ortak ağdan yararlanmak, kimseyle zorunlu bir ortaklığa girmek anlamına gelmez.

İki rol vardır. Danışman; müşteri, portföy, görüşme ve görev ekler, kendi kayıtlarını düzenler, ekibin portföylerini görür. Takım lideri ise danışmanın tüm yetkilerine ek olarak kullanıcıları ve sistem ayarlarını yönetir, ekip raporlarına erişir. Kimin neyi görüp neyi düzenleyebildiği ayrı bir konu; onu gizlilik ve yetkiler yazısında ayrıntılı ele aldık.

Aynı sistem, farklı günler

Aynı çalışma alanı, onu kullanan kişiye göre farklı yerlerde yoğunlaşır. Üç örnek üzerinden bakalım.

Konut ağırlıklı çalışan danışman

Onun günü hacimle ölçülür: çok sayıda müşteri, çok sayıda kısa görüşme, sık yer gösterme. Arama listesi ve görev takibi en çok ona hizmet eder. Yeni ilan sahipleriyle yapılan konuşmalar, müşteri kartındaki görüşme notları ve yer gösterme sonuçları çalışma ritmini belirler. "Kimi aramıştım, kim düşünecekti?" sorusuna hızlı cevap verebilmek en çok burada değer kazanır.

Ticari gayrimenkulde çalışan danışman

Ticari tarafta işlem sayısı daha az, ama her işlem daha uzun ve daha ayrıntılıdır. Bir depo, bir fabrika ya da bir dükkân için ihtiyaç ayrıntılı tarif edilir, karar süreci aylara yayılabilir. Burada mülk türüne özel alanlar, yapılandırılmış ihtiyaç ve otomatik eşleşme öne çıkar; hesaplama araçları ve ticari analiz de gündelik işin parçası olur. Ticari emlak alanında çalışan bir danışman için, aylar önce alınmış bir ihtiyaç notunun bugün bir portföyle eşleşebilmesi, bilginin kaybolmamasının somut karşılığıdır.

Takım lideri

Takım lideri için CRM daha çok bir gözlem noktasıdır. Ekibin müşteri ve portföy hareketlerini raporlardan, günün özetini akşam e-postasından izler; süresi dolan portföyleri ve kontrol gerektiren kayıtları görür. Bunun yanında kullanıcıları ve sistem ayarlarını yönetir. Özel işaretlenmiş kayıtların içeriğine ulaşmaz; onların yalnızca sayısal olarak yansıdığını görür.

Güne başlarken: Özet ekranı

Giriş yaptığınızda ilk gördüğünüz yer Özet ekranıdır. Amacı basit: bugün ne yapmanız gerektiğini bir bakışta göstermek. Orada bugünün yapılacakları, yaklaşan görüşmeler ve bugünkü randevular yer alır. Yetki süresi dolan ya da dolmak üzere olan portföyler ayrı bir kartta öne çıkar. Son eklenen müşteriler ve son hareketler de aşağıda listelenir.

Ekranın üst kısmında bir arama kutusu bulunur. İsim, telefon numarası ya da ilan numarası yazıp doğrudan ilgili kayda gidebilirsiniz. Yanında bir bildirim çanı var; yeni bir eşleşme, geciken bir görev ya da uzun süredir aranmayan bir müşteri olduğunda orada görürsünüz.

Özet ekranının en çok işe yarayan tarafı, bir şey aramaya gerek bırakmamasıdır. Sabah kahvenizi alıp ekranı açtığınızda, günün iskeleti önünüzde durur. Görevlerin nasıl tanımlandığını ve hatırlatmaların nasıl çalıştığını görev ve hatırlatma yazısında anlattık.

Müşteri kartı: bir kişinin tüm hikâyesi

Her müşterinin bir kartı vardır. Kartta adı, telefonu ve e-postası kadar aradığı şey de yazılıdır: mülk türü, satılık mı kiralık mı devren mi olduğu, bütçesi, ihtiyaç notu. Bir de kaynağı: müşteri size nereden geldi? Bir ilandan mı, bir tavsiyeden mi, saha çalışmasından mı? Bu bilgi ilk bakışta önemsiz görünür ama aylar sonra hangi kanalın işe yaradığını görmek istediğinizde çok değerlidir.

Müşterinin bir aşaması da vardır. Aday olarak başlar, görüşüldükten sonra teklif aşamasına, ardından pazarlığa geçer; iş ya kazanılır ya da kaybedilir. Aşama değiştirmek bir tıklama işidir, ama geriye dönüp baktığınızda bütün yolculuğu görmenizi sağlar.

Kartın içinde görüşmeler, görevler, randevular ve işlem dosyaları ayrı bölümler halinde durur. Bir görüşmeyi kaydederken türünü seçersiniz (telefon, WhatsApp, e-posta ya da yüz yüze), notunuzu yazar, gerekiyorsa bir sonraki adımın tarihini ve saatini eklersiniz. En altta bir zaman çizelgesi bulunur; müşteriyle ilgili her şey, kronolojik sırayla tek akışta okunur. Kartın üstündeki kısayollarla müşteriyi arayabilir, hazır şablonlarla WhatsApp mesajı başlatabilir ya da e-posta yazabilirsiniz.

Başka bir yerde tuttuğunuz müşteri listeniz varsa, bir tablo dosyasından toplu olarak içeri alabilirsiniz. Aynı kişiyi iki kez girdiyseniz kayıtları birleştirmek mümkündür. Arşive kaldırdığınız kayıtlar bir çöp kutusunda durur ve geri getirilebilir. Bu bölümü ayrıntılarıyla emlak müşteri takibi yazısında topladık.

Portföyler: elinizdeki mülkler ve süreleri

Portföy, yetki alınmış bir mülktür ve CRM'de "Team Portföyler" başlığı altında tutulur. Her portföyde mülkün bilgileri, konumu, ilan fiyatı ve sorumlu danışman bulunur. Bunların yanında bir de sözleşme süresi vardır: başlangıç tarihi ve süre girilir, bitiş tarihi kendiliğinden hesaplanır.

Süre takibi, portföy tarafının en çok işe yarayan kısmıdır. Yetkisi yaklaşan portföyler Özet ekranında ve listede öne çıkar. Süresi dolan bir portföy ayrı bir durumla işaretlenir ve yeniden yayına alma kararı ilgili danışmana bırakılır. Bir yetkinin ne zaman bittiğini son gün fark etmek yerine, önceden görmüş olursunuz.

Ekibin tüm portföylerini görebilirsiniz, ama her portföyü düzenleyemezsiniz. Düzenleme yetkisi kaydı ekleyen, sorumlu olan ve varsa ortak olarak belirlenen danışmanla takım liderindedir. Portföyün ortağı olduğunda hizmet bedeli de paylaşılmış olarak kaydedilir; bedel sistem tarafından hesaplanabilir, gerekirse elle düzeltilebilir. Mülk sahibine gönderilecek düzenli bir bilgilendirme hazırlamak istediğinizde de portföy sayfasından çalışma raporu oluşturabilirsiniz. Portföy tarafının tamamı emlak portföy yönetimi yazısında anlatılıyor.

İhtiyaç ile portföy birbirini bulduğunda: otomatik eşleşme

Bir müşteriyle konuştuğunuzda aradığı şeyi yalnızca not olarak yazmazsınız. CRM sizden ihtiyacı yapılandırılmış biçimde ister: alım mı kiralama mı, mülk türü, il, ilçe, mahalle, metrekare aralığı, bütçe aralığı. Mülk türüne göre ek özellikler de sorulur. Bir depo için tavan yüksekliği ya da yükleme rampası, bir dükkân için cephe genişliği ya da köşe konumu gibi.

Ardından sistem, ekibin portföylerini bu kriterlere göre karşılaştırır. Metrekare ve bütçe sınırlarında küçük bir tolerans uygulanır; çünkü gerçek hayatta müşteri "en fazla yüz elli metrekare" dediğinde yüz elli beş metrekarelik uygun bir mülke bakmayı kabul edebilir. Uygun bir portföy çıktığında bildirim alırsınız. Müşteri kartında da "İhtiyaçlar ve yakın portföyler" bölümü, o kişi için öne çıkan mülkleri gösterir.

Burada önemli bir ayrıntı var: eşleşme, girilen alanlara dayanır. Sistem serbest yazılmış açıklamalardan çıkarım yapmaz. Bu yüzden ihtiyacın ve portföyün alanlarını doldurmak, eşleşmenin kalitesini doğrudan belirler. Ticari gayrimenkulde bu titizlik özellikle fark yaratır. Ticari bir mülk arayan kişi çoğu zaman ayrıntıyı bilir; onu kayda geçirdiğinizde ekibin tamamı o ayrıntıyı aynı dille görür. Mantığın tamamını portföy eşleştirme yazısında bulabilirsiniz.

Sahada: randevu ve yer gösterme

Saha işi, CRM'in gündelik kullanımının en yoğun olduğu yerdir. İki ayrı kayıt türü var ve ikisi farklı ihtiyaçlara cevap veriyor.

Randevu, bir müşteri için planlanan görüşmedir. Randevuya ekipten kişileri katılımcı olarak ekleyebilirsiniz; "siz ve bir meslektaşınız birlikte gideceksiniz" demenin kayıtlı hâli gibi. Randevu takvime kendiliğinden işlenir, saatinden önce ve saatinde e-posta hatırlatması gider. Kişisel bir randevuyu özel olarak da işaretleyebilirsiniz.

Yer gösterme ise bir portföyü görmek isteyen müşteri için planlanan gösterimdir. Kayıt hem müşteriye hem portföye bağlanır. Ortak bir portföyse, ekip arkadaşınızı da katılımcı olarak eklersiniz.

Asıl fark, yer gösterme bittikten sonra başlar. Gösterimin sonucunu kaydedersiniz: müşteri mülkü beğendi mi, düşünecek mi, uygun bulmadı mı? "Uygun değil" dediyse nedenini yazmanız gerekir; bu bilgi hem mülk hem müşteri için sonradan çok işe yarar. İsterseniz bir takip tarihi seçersiniz ve o tarihte size otomatik bir görev açılır. Böylece "müşteri düşünecekti, ne oldu?" sorusu ortada kalmaz. Ayrıntıları randevu ve yer gösterme yazısında bulabilirsiniz.

Unutulmayan işler: görevler, takvim ve hatırlatmalar

Görevler, CRM'in en sade parçasıdır ve belki de en çok kullanılanı. Bir görevin durumu (bekliyor, devam ediyor, tamamlandı) ve önceliği (düşükten acile) vardır. Görevi bir müşteriye bağlayabilirsiniz; bağladığınızda müşterinin kartında görünür. Tarih verdiğiniz görevler takvime de düşer.

Hatırlatmalar iki yolla gelir. Biri uygulama içindeki bildirim çanıdır: bugünün görevleri, geciken işler, uzun süredir aranmayan müşteriler orada toplanır. Diğeri e-postadır: randevu ve planlanmış görüşme gibi zamanlı kayıtlar için, saatinden önce ve saatinde e-posta gönderilir. Mesela ertesi gün öğleden sonra bir görüşme kaydettiyseniz, unutmamanız için sizi o saate göre uyaran bir e-posta alırsınız.

Arama listesi: bugün kimi aramalısınız?

Bir danışmanın en zor sorularından biri, bugün kimi aramam gerektiğidir. "Arama Listem" ekranı bu soruya tek listede cevap verir. Bugün işi ilerletecek görevler ve görüşme takipleri ile uzun süredir aranmayan müşteriler aynı sayfada, müşteri bazında birleşik görünür. Aynı kişinin hem bugün bir görevi hem de uzun süredir aranmıyor olması, tek satırda gösterilir.

"Uzun süredir aranmayan müşteri" uyarısı, son temastan bu yana belirlenen süre geçtiğinde çalışır. Kaybedildi aşamasındaki müşteriler bu uyarıya dahil edilmez. Bir müşteriyi bilerek bekletiyorsanız "pas geç" diyerek uyarıyı erteleyebilirsiniz; süre dolduğunda hâlâ aranmamışsa yeniden ortaya çıkar. Yeni bir görüşme kaydı girmek sayacı sıfırlar. Bu yaklaşımı günlük arama listesi yazısında adım adım anlattık.

FSBO: ilan sahipleriyle günlük görüşmeler

Sahibinden satılık ilan veren mülk sahipleriyle görüşmek, birçok danışman için portföy edinmenin günlük bir parçasıdır. Bu görüşmeler çoğunlukla kısa telefonlardır ve çoğu zaman bir yere yazılmadıkları için kaybolur. "Fsbo Günlük" bölümü tam olarak bunun için var: yaptığınız telefon temaslarını, arama sonucunu ve notlarınızı günlük bir listede tutarsınız.

Bir kayıt sahibine aittir, ama isterseniz ortak danışman ekleyebilirsiniz; o kişi de kaydı kendi ekranında görür ve arama sonucunu işaretleyebilir. Görüşme ilerlediğinde tek tıkla kaydı bir müşteriye dönüştürebilirsiniz; böylece o telefon görüşmesi kaybolmaz, doğrudan müşteri kartına dönüşür. Ayrıntılar FSBO takibi yazısında.

İşlem dosyası: müşteri ve mülk bir araya geldiğinde

Bir müşteri belirli bir portföyle ilgilenmeye başladığında ortada artık bir iş var demektir. CRM bunu "işlem dosyası" olarak tutar: bir müşteriyi bir portföyle eşleştirirsiniz ve dosya, ilgilenmeden başlayarak gösterim, teklif ve pazarlık aşamalarından geçip kazanıldı ya da kaybedildi ile kapanır.

Dosyanın bir sorumlusu, bir takip tarihi ve bir de sıradaki adımı anlatan aksiyon notu vardır. Her değişiklik bir tarihçeye yazılır: aşama ne zaman değişti, sorumlu kim oldu, takip tarihi neye çevrildi. Kaybedildi diyorsanız nedeni yazmak zorunludur. Kapanmış bir dosya salt okunur hâle gelir ve geçmiş olduğu gibi korunur. Aynı dosyayı iki kişi aynı anda düzenlemeye çalışırsa sistem eski bir sürümün yenisinin üzerine yazılmasına izin vermez. Bu bölümün detayı emlak işlem dosyası yazısında.

Ekip: birlikte çalışmanın günlük tarafı

"Sinerji Team" ekranı, sistemdeki tüm danışmanları ve takım liderlerini fotoğraflarıyla ve çevrimiçi durumlarıyla listeler. Her kartın altında bir "Mesaj gönder" bağlantısı vardır. Mesajlaşma birebirdir ve yalnızca metin içindir; yazışmaları o iki kişiden başka kimse göremez. Yeni bir mesaj geldiğinde kısa bir ses duyulur ve bu sesi profil ayarlarından kapatabilirsiniz.

Ekip içindeki genel iletişim için "Duyurular" ekranı var; takım liderinin herkese ulaştırmak istediği bilgiler orada durur. "Destek ve Öneriler" bölümü ise sistemle ilgili bir sorunuz ya da isteğiniz olduğunda kullanılır. Hepsinin birlikte nasıl çalıştığı emlak ekibinde ortak çalışma yazısında anlatılıyor.

Bir de ekibin dışındaki insanlar var: birlikte çalıştığınız diğer emlakçılar. "İş Ortağı Emlakçılar" bölümü, onları bir rehberde tutmanızı sağlar. Bir emlakçıya birden fazla portföy bağlayabilir, onunla yaptığınız görüşmeleri not edebilir, sonraki adım için görev ve randevu oluşturabilirsiniz. Kim, hangi mülkte, ne zaman konuştu sorusu böylece kayıtlı kalır. Bu bölümü iş ortağı emlakçı yazısında ayrıca ele aldık.

CRM'in içinde küçük bir de yazı alanı bulunur: danışmanlar kendi yazılarını hazırlayabilir, yazılar ekip yönetiminin onayından geçtikten sonra yayınlanır. Bu, sahadan gelen bilginin de düzenli biçimde paylaşılabilmesi için düşünülmüş bir ek.

Raporlar, hedefler ve akşam özeti

Rakamlara bakmak, iş yükü arttığında ertelenen işlerden biridir. Raporlar ekranı bunu kolaylaştırmak için grafiklerle hazırlanmıştır. Bu ay için hedef ve gerçekleşme çubukları, danışman bazında performans, son on iki ayın trendi, görevlerin durumu, müşterilerin hangi kaynaktan geldiği ve müşterilerin aşamalar arasındaki dönüşümünü gösteren bir huni bulunur. Kendi rakamlarınızı görürsünüz; takım liderleri ekibin bütününe bakabilir.

Bir de akşam özeti var. Her gün belirlenen saatte, takım liderlerine o günün özeti e-postayla gider: eklenen müşteriler, kaydedilen görüşmeler, yeni ve tamamlanan görevler, takvim etkinlikleri, portföyler ve masraflar, danışman bazında madde madde. Özel işaretlenmiş kayıtların içeriği bu özette yer almaz; yalnızca sayısal olarak yansır.

"Kontroller" ekranı ise eksik ya da düzeltilmesi gereken müşteri bilgilerini toplar. Telefonu yazılmamış bir müşteri ya da ihtiyacı doldurulmamış bir kayıt gibi. Raporların ayrıntısı emlak ofisi raporları yazısında.

Hesaplama araçları ve ticari gayrimenkul analizi

Bir danışmanın günlük işinin küçük ama sürekli bir parçası hesap yapmaktır: tapu harcı kaç olur, kredi taksidi ne kadar tutar, bir mülk kaç yılda kendini öder? CRM'in içinde yedi araç bu soruları yanıtlar: bina yıpranma hesabı, amortisman, konut kredisi, kira getirisi üzerinden karşılaştırma, tapu harcı, ticari kredi ve ticari gayrimenkul analizi. Sonuçlar bilgilendirme amaçlıdır ve kaydedilmez; bir hesap makinesi rahatlığında, ama gayrimenkule özel. Araçların tümüne gayrimenkul hesaplama araçları yazısından ulaşabilirsiniz.

Ticari gayrimenkul analizi bunların arasında ayrı bir yerde durur. Kira getirisi, cap rate, metrekare, bina yaşı, lokasyon ve segment bilgisiyle mülke 0 ile 100 arasında, gösterge niteliğinde bir puan verir. Bir değerleme raporunun yerini tutmaz; bir mülke ilk bakışta ne kadar sağlam baktığınızı sistemli hâle getirir. Ticari gayrimenkul danışmanı olarak çalışan biri için bu tür bir ön değerlendirme, müşteriyle konuşmadan önce zemini hazırlar. Analizin neye baktığını ticari gayrimenkul analizi yazısında sade bir dille anlattık.

Mülk sahibine giden rapor

Bir portföyü pazarlarken mülk sahibinin en çok sorduğu şey, "ne yapıldı?" sorusudur. Portföy sayfasındaki çalışma raporu bu soruya yazılı bir cevap üretir. Taslak açarsınız; dönemi, dış kaynaklardan gelen istatistikleri, geri bildirimleri ve değerlendirmeyi doldurursunuz. Kaydedip ayrılabilir, önizleme alabilirsiniz.

Raporu oluşturduğunuzda PDF hazırlanır ve o anki veri dondurulur; sonradan CRM'deki kayıtlar değişse bile o rapor aynı kalır. Düzeltmek gerekirse eski sürüm olduğu gibi arşivde kalır ve yeni bir sürüm açılır. Raporun mülk sahibine ne zaman ve hangi kanaldan iletildiğini de not düşebilirsiniz. Süreç portföy çalışma raporu yazısında anlatılıyor.

Gizlilik ve yetkiler: kim neyi görür?

Ortak çalışma ile mahremiyet aynı cümlede durmayabilir. Sinerji Team CRM bu ikisini müşteri kaydı düzeyinde dengeler. Bir müşteriyi eklerken iki seçenekten birini seçersiniz: yalnızca siz görürsünüz ya da tüm ekip görür. Yalnızca sizin göreceğiniz bir kaydı ekipteki başka kimse açamaz; ona bağlı görüşmeler, görevler ve takvim kayıtları da aynı şekilde saklı kalır.

Kendi verinizi de indirebilirsiniz. Ayarlar ekranından, erişebildiğiniz müşteri, görüşme, portföy ve görevlerinizi dosya olarak alırsınız. Bunun kapsamı her zaman kendi verinizle sınırlıdır. Görünürlük kurallarının tamamı gizlilik ve yetkiler yazısında, genel hatlarıyla anlatılıyor.

Telefonda kullanım

Bir danışmanın ofis dışında geçirdiği zaman ofiste geçirdiğinden çok olabilir; bu yüzden CRM tarayıcıdan, telefondan da sorunsuz çalışacak şekilde hazırlandı. Telefonun ana ekranına ekleyip bir uygulama gibi açabilirsiniz. Bildirimleri de isteğe bağlı olarak telefonunuza alabilirsiniz; izin cihaz bazında verilir ve her zaman kapatılabilir. Yer gösterme çıkışında sonucu kaydetmek, kapıdaki bir görüşmeden sonra kısa bir not girmek, telefondan yapılabilecek işlerdir. Ayrıntılar CRM telefonda kullanım yazısında.

Bir gün, baştan sona

Şimdiye kadar anlattıklarımızı, örnek bir günün içine yerleştirelim. Aşağıdaki akış tamamen örnek amaçlıdır; her danışmanın günü kendine göredir.

Sistemin iyi çalışması için ne gerekir?

Bir CRM, içine konan bilgi kadar işe yarar. Bu, sık tekrarlanan bir cümle gibi durabilir ama gayrimenkulde özellikle geçerlidir: eşleşme girilen alanlara, arama listesi kaydedilen görüşmelere, süre takibi yazılan tarihe dayanır. Yani sistem kendi kendine akıllı davranmaz; düzenli girilen bilgiden akıllı görünür.

Bunun için büyük bir disiplin gerekmez. Üç alışkanlık yeter: bir görüşmeyi bitirir bitirmez iki satırlık not düşmek, ihtiyaç ve portföy alanlarını "sonra doldururum" demeden doldurmak, haftada bir kez de "Kontroller" ekranına bakmak. Bu ekran zaten eksik ya da düzeltilmesi gereken müşteri bilgilerini listeler; yani neyi tamamlamanız gerektiğini sistem kendisi hatırlatır.

Notların uzun olması da gerekmez. "Perşembe tekrar aranacak, bütçe konusu esneyebilir" gibi tek bir cümle, altı ay sonra kartı yeniden açtığınızda çok şey anlatır. Görüşme kaydı bir günlük değil, gelecekteki kendinize bırakılmış bir hatırlatmadır.

CRM'in yapmadıkları

Bir sistemi anlatırken neyi yapmadığını da söylemek gerekir. Sinerji Team CRM bir ilan sitesi değildir; ilan yayınlamaz, ilan portallarına bağlanmaz. Bir muhasebe programı da değildir; masraf kayıtları vardır ama ön muhasebe yoktur. Ve bir danışmanın yerine karar vermez. Bir eşleşme çıktığında size haber verir; o mülkü müşteriye önerip önermeyeceğinize siz karar verirsiniz. Bir müşteri kartı bir sohbetin yerini tutmaz, o sohbeti hatırlanır hâle getirir.

Sistemin değeri, özelliklerinin sayısından çok, sabah ekranı açtığınızda ne yapacağınızı bilmenizden gelir. Geri kalanı, yani müşteri kartları, süre takibi, eşleşmeler, randevular ve raporlar, o sabahı mümkün kılan altyapıdır.

Sık sorulan sorular