İş Ortağı Emlakçı Rehberi: Birlikte Çalışılan Emlakçıları Kaydetmek

Gayrimenkul sektöründe kimse yalnız çalışmaz. Bir danışmanın elinde bir portföy, diğerinin elinde uygun bir müşteri vardır; birbirlerini bulduklarında iş çıkar. Bu ilişkilerin çoğu telefon rehberlerinde ve sözlü anlaşmalarda yaşar. Sinerji Team CRM'in "İş Ortağı Emlakçılar" bölümü, birlikte çalıştığınız diğer emlakçıları düzenli bir rehberde tutmak ve onlarla yaptığınız işleri kaydetmek için hazırlandı. Bu yazıda bölümün ne sunduğunu ve ekip sayfasından farkını anlatıyoruz.

İş ortağı emlakçı kimdir?

İş ortağı emlakçı, sizin ekibinizden olmayan, ama zaman zaman birlikte çalıştığınız başka bir emlakçıdır. Başka bir ofisten bir danışman, semtte tanıdığınız bir emlakçı ya da bir portföyü paylaştığınız bir meslektaş olabilir. Bu kişilerin CRM'de hesabı yoktur; sistemi siz kullanırsınız ve onları bir kayıt olarak tutarsınız.

Bu, ekip sayfasındaki kişilerden farklıdır. Ekip sayfasında CRM kullanıcıları, yani aynı sistemi kullanan danışmanlar ve takım liderleri yer alır. İş ortağı emlakçılar ise dışarıdaki ilişkilerinizdir. Ekip tarafını emlak ekibinde ortak çalışma yazısında anlattık; sistemin bütünü için Sinerji Team CRM genel bakış yazısına bakabilirsiniz.

Neden ayrı bir rehber?

Bir emlakçıyla yapılan iş birliği, bir müşteri ilişkisinden farklıdır. Müşteri sizden bir şey alır; iş ortağı ise sizinle bir şey paylaşır: bir portföy, bir müşteri adayı, bir bilgi. Bu ilişkiyi müşteri kartına sığdırmak zordur, çünkü kart bir ihtiyacı tarif eder, bir işbirliğini değil. Bu yüzden CRM bu ilişkiyi ayrı bir kayıt türü olarak ele alır.

Bir de pratik bir neden var: birlikte çalıştığınız kişi sayısı zamanla artar. Onbeş, yirmi emlakçının kiminle hangi mülkte çalıştığınızı aklınızda tutmak zorlaşır. Bir rehber, bu bilgiyi kayıtlı tutar.

Yeni bir iş ortağı kaydı

"İş Ortağı Emlakçılar" ekranından yeni bir kayıt açtığınızda ad, soyad ve telefon zorunludur. Firma ya da marka bilgisi boş bırakılabilir; çünkü bazı emlakçılar bağımsız çalışır. Bunların yanında adres, bir not, sorumlu danışman ve ortak danışmanlar eklenebilir. Sorumlu, kaydı yöneten kişidir; ortak danışmanlar ise aynı ilişkiyi birlikte yürüten meslektaşlarınızdır.

Kayıt kaydedildiğinde, emlakçının bir kartı açılır. Bu kartta, onunla ilgili her şey toplanır.

Emlakçı kartında neler var?

Bağlı portföyler

Emlakçı kartından, onunla ilgili birden fazla portföy bağlayabilirsiniz. Bir portföy ortak yürütülüyorsa ya da o emlakçının bir mülkünü siz pazarlıyorsanız, bu bağlantı kayıtlı kalır. Ekibinizdeki portföyler listeden seçilir. Portföy sisteminde henüz olmayan bir mülk için ise "Diğer" seçeneğiyle mülk bilgisini kendiniz yazabilirsiniz. Portföylerin nasıl kaydedildiği için emlak portföy yönetimi yazısına bakabilirsiniz.

Görüşmeler

Emlakçıyla yaptığınız her görüşmeyi kaydedebilirsiniz. Görüşmeye tarih, tür, not, sonuç ve bir sonraki adım eklenir. Örneğin bir telefon görüşmesinde "ortak portföy için komisyon paylaşımı konuşuldu, cuma günü karşılıklı imzalanacak" gibi bir not, ilişkinin gidişatını kayıtlı tutar.

Görevler

Bir sonraki görüşme için isteğe bağlı bir takip görevi oluşturabilirsiniz. Görev, Yapılacaklar listenize ve tarih verdiyseniz Takvim'e yansır. Görevlerin genel çalışması için görev ve hatırlatma yazısına göz atabilirsiniz.

Randevular

Emlakçıyla bir buluşma ayarladığınızda, bunu karttan bir randevu olarak oluşturabilirsiniz. Randevu, mevcut randevu ve hatırlatma altyapısını kullanır; yani saatinden önce ve saatinde e-posta hatırlatması alırsınız ve randevu takvimde görünür. Randevuların genel işleyişi randevu ve yer gösterme yazısında.

Kim görür, kim düzenler?

İş ortağı emlakçı kartı, ekip için açık bir kayıttır. Rehberi, bağlı mülkleri, görüşmeleri ve karttaki görevleri ekip görebilir. Bu, ekipte bir emlakçıyla kimin çalıştığını bilmek açısından yararlıdır: aynı kişiyi iki danışman ayrı ayrı aramaz. Değişiklik yapma yetkisi ise takım liderinde, kaydı oluşturan kişide, sorumlu danışmanda ve ortak danışmanlardadır.

Portföy başlıklarında mevcut gizlilik maskelemesi de korunur; yani bir portföyün ayrıntılarını görme yetkiniz yoksa, emlakçı kartından da göremezsiniz. Bu görünürlük dengesinin bütünü gizlilik ve yetkiler yazısında anlatılıyor.

Bir kullanım örneği

Bir danışman, semtte tanıştığı bir emlakçıyla ortak bir dükkân işi yapmak istiyor. Önce rehbere emlakçıyı ekliyor: adı, telefonu, firması. Ardından karttan, ortak çalışacakları portföyü bağlıyor. İlk görüşmeyi kaydediyor: emlakçı müşteriyi getirecek, danışman mülkü gösterecek, komisyonu paylaşacaklar. Bir sonraki görüşme için üç gün sonrasına takip görevi açıyor. Görev tarihi geldiğinde emlakçıyı arıyor, sonucu kaydediyor. Bir müşteri gerçekten ilgilendiğinde ise, o müşteriyle mülkü bir işlem dosyasında birleştiriyor. Süreç boyunca her adım karttan okunabilir.

Kartı arşive almak

Bir iş ortağıyla çalışma sona erdiğinde kartı arşive alabilirsiniz. Arşivleme geçmişi korur; görüşmeler, bağlantılar ve notlar yerinde kalır. Ancak açık görevleri ya da randevuları kendiliğinden iptal etmez; onları ayrıca kapatmanız gerekir. Arşivden çıkarma işlemi de kart üzerinden yapılır. Yani bir emlakçıyla aylar sonra yeniden çalışmaya başlarsanız, kartı geri açar ve eski geçmişiyle devam edersiniz.

İş ortağı kayıtlarında iyi alışkanlıklar

• Her görüşmeyi kaydedin. Sözlü anlaşmalar, zamanla farklı hatırlanır. Kayıt, ilişkinin bir referansı olur.
• Portföyü bağlayın. Bir mülk üzerinde birlikte çalışıyorsanız, bağlantıyı kurmak kimin ne yaptığını netleştirir.
• Takip görevini ekleyin. Bir iş ortağıyla ilişki, düzenli temasla canlı kalır.
• Eski kartı arşive alın. Çalışmadığınız kişileri arşive almak, rehberi güncel tutar.

Rehberi düzenli tutmak için öneriler

Bir rehber, ancak güncel kaldığı sürece işe yarar. Birkaç alışkanlık bunu kolaylaştırır.

• Kartı ilk buluşmada açın. Bir emlakçıyla tanıştığınız gün bilgilerini kaydetmek, sonra unutulup kaybolmasını önler.
• Firma ya da marka bilgisini ekleyin. Aynı isimde iki emlakçıyı ayırt etmek için, bağlı olduğu ofisi yazmak işe yarar.
• Notlara güvenilirlik bilgisi yazın. "Sözünü tutar", "geç döner" gibi kişisel gözlemler, ilerideki iş birliğinde yol gösterir. Yalnızca gerçek ve nesnel olanları yazın; çünkü kart ekip tarafından görülebilir.
• Çalışmadığınızı arşive alın. Aktif olmayan kartlar listeyi kalabalıklaştırır.

Karşılıklı beklentiyi kaydetmek

İş ortaklıklarında en sık yaşanan sorun, tarafların beklentisinin farklı hatırlanmasıdır. Kim müşteriyi getirecek, kim mülkü gösterecek, iş nasıl paylaşılacak? Bu konular çoğu zaman sözlü konuşulur ve sonradan farklı hatırlanır. CRM'de görüşme kaydına bu ayrıntıları yazmak, ileride bir anlaşmazlık çıkarsa bir referans oluşturur.

Bir görüşme notunda şuna benzer bir özet yeterlidir: "Ortak dükkân portföyü için müşteri onun, gösterim benim. Süreç sonunda paylaşım konuşulacak." Bu cümle bir sözleşmenin yerine geçmez; ama tarafların o gün ne konuştuğunu belirler. Resmî anlaşmalar, elbette ayrıca yapılır.

Ortak portföy yürütürken ekip içi görünürlük

Bir iş ortağıyla ortak yürütülen portföy, ekip için de görünür olmalıdır. Portföy kartına iş ortağını bağladığınızda, ekipteki diğer danışmanlar bu portföyün bir dış ortakla yürütüldüğünü görür. Bu, aynı mülk için iki farklı danışmanın iş ortağını ayrı ayrı aramasını önler.

Bir müşteri bu mülkle ilgilendiğinde ise sürecin bir işlem dosyasına bağlanması gerekir; dosya hem müşteri hem portföy tarafında görünür. Kim neyi yürütüyor, sorumlu kim; tarihçede yazılıdır. Böylece bir iş ortağıyla yürüyen iş, dışarıdan gelen bir gizem olmaktan çıkar ve ekibin ortak kaydına dönüşür.

Sık sorulan sorular