Emlakçılar İçin Görev Takibi, Hatırlatma ve Bildirimler

Yapılacak işlerin çoğu unutulduğu için değil, doğru anda görülmediği için yapılamaz. Bir görev not defterinin üçüncü sayfasında durur ve ona baktığınızda iş işten geçmiştir. Sinerji Team CRM'in görev, takvim ve hatırlatma bölümleri, işi doğru anda önünüze getirmek için tasarlandı. Bu yazıda görevlerin nasıl tutulduğunu, hatırlatmaların hangi yollarla geldiğini ve Ajanda'nın ne işe yaradığını anlatıyoruz.

Görev nedir, neden ayrı tutulur?

CRM'de görev, yapılması gereken tek bir iştir: bir belgeyi göndermek, bir müşteriyi aramak, bir tapu bilgisini kontrol etmek. Görüşme kaydından farklıdır; görüşme olmuş bir şeyi, görev ise olacak bir şeyi anlatır. Bu ayrım basit görünür, ama günlük işin düzeni buna dayanır: geçmişi görüşmelerde, geleceği görevlerde tutarsınız.

Görevler CRM'in geri kalanıyla iç içedir. Bir görevi bir müşteriye bağlarsanız, müşterinin kartında görünür. Yer gösterme sonucundan bir takip görevi otomatik açılabilir. Sistemin bütünündeki yeri için Sinerji Team CRM genel bakış yazısına bakabilirsiniz.

Görev eklemek

Yeni bir görevde birkaç alan vardır: başlık, açıklama, tarih, öncelik ve varsa bağlı olduğu müşteri. Başlık kısa ve eylem odaklı olmalıdır, "Ayşe Hanım'a tapu bilgisini gönder" gibi. Açıklama ise ayrıntıya ayrılır.

Durum ve öncelik

Her görevin bir durumu vardır: bekliyor, devam ediyor ya da tamamlandı. Bir görevi tamamlandı olarak işaretlemek tek bir tıklamayla yapılır. Önceliği de dört kademeden seçersiniz: düşük, normal, yüksek ve acil. Liste bu önceliğe göre sıralanır; acil işler en üstte durur. Böylece sabah listeye baktığınızda, önce neyin yapılması gerektiği belli olur.

Kime atanır?

Danışman görevleri kendine ekler. Takım lideri ise görevi ekipteki bir danışmana atayabilir. Danışman yalnızca kendisiyle ilgili görevleri, yani kendine atanmış ya da kendi eklediği görevleri görür; müşteriye bağlı görevlerde ise ilgili müşteriye erişimi olması gerekir. Bu kuralların gerekçesi gizlilik ve yetkiler yazısında anlatılıyor.

Takvim: tarihi olan her şey tek yerde

Tarih verdiğiniz görevler, planlanan görüşmeler, randevular ve yer göstermeler Takvim ekranında bir araya gelir. Takvime elle etkinlik de ekleyebilirsiniz. Bir etkinliği özel olarak işaretlerseniz yalnızca siz görürsünüz.

Takvimin faydası, farklı türde işleri aynı zeminde görmenizdir. Salı günü üç randevunuz ve iki göreviniz olduğunu tek bakışta anlarsınız; ayrı ayrı listelere bakıp toplamak zorunda kalmazsınız. Randevu ve gösterimlerin kendi ayrıntıları randevu ve yer gösterme yazısında.

Hatırlatmalar iki yolla gelir

Uygulama içi bildirim çanı

Ekranın üstündeki çan, sizin için önemli olan şeyleri toplar: bugünün görevleri, geciken işler, uzun süredir aranmayan müşteriler ve yeni bir portföy eşleşmesi. Çanın üzerindeki rozet, okunmamış bildirim sayısını gösterir. Bir bildirime tıkladığınızda ilgili kayda gidersiniz, okunduğunda işaretlenir; hepsini tek seferde okundu yapmak da mümkündür.

Bu bildirimler yalnızca CRM açıkken görünür. Eğer CRM'i telefonunuzun ana ekranına eklediyseniz, isterseniz telefon bildirimlerini de açabilirsiniz; bunun anlatımı CRM telefonda kullanım yazısında.

E-posta hatırlatmaları

Zamanı belli olan işler için e-posta gönderilir. Randevu ve yer göstermeler saatinden önce ve tam saatinde hatırlatılır. Bir müşteriyle planlanan görüşmeye saat girdiyseniz, o da aynı şekilde hem öncesinde hem saatinde size e-posta olarak gelir. Görevlerde de tarih verildiğinde hatırlatma kurgulanabilir.

Bu e-postalar, telefonunuzu ya da bilgisayarınızı açmanıza gerek kalmadan işi önünüze getirir. Hangi hatırlatmaları alacağınızı, Ayarlar bölümündeki e-posta bildirim tercihlerinden kendiniz belirlersiniz.

Uzun süredir aranmayan müşteri uyarısı

Bir müşteriyle son görüşmeden bu yana belirlenen süre geçtiyse, sistem bunu size bildirir. Uyarı Özet ekranında ve bildirim çanında görünür. Bu, görev eklemediğiniz hâlde bir işin ortaya çıkması demektir. Bunun nasıl çalıştığını, "pas geç" seçeneğini ve arama listesiyle ilişkisini günlük arama listesi yazısında ayrıntılı anlattık.

Özet ekranı: günün başlangıcı

Giriş yaptığınızda ilk gördüğünüz Özet ekranı, görev ve hatırlatmaların toplandığı yerdir. Bugünün yapılacakları, geciken görevler, yaklaşan görüşmeler ve bugünkü randevular orada listelenir. Bir görevin yanındaki kutuyu işaretleyerek ekrandan çıkmadan tamamlayabilirsiniz. Sabah kahvenizle birlikte bu ekrana bakmak, günün iskeletini kurmak için yeterlidir.

Ajanda: yalnızca size ait bir alan

Görev ve hatırlatmaların yanında, "Ajanda" adında bir alan daha bulunur. Burası günün notlarını, düşüncelerinizi ve aklınızda kalanları bırakabileceğiniz bir yazı alanıdır. Ajandaya yazdıklarınız yalnızca size görünür; ekipte başka kimse okuyamaz. Görevden farkı, bir işi tarif etmemesi, sizin için bir günlük tutmasıdır.

Bazı danışmanlar ajandayı görüşmelerin ardından aklına gelenleri hemen yazmak için kullanır. Kimi de günün sonunda "yarın ne yapacağım" listesini oraya bırakır. Alan zengin metin destekler, yani başlık, liste ve vurgu ekleyebilirsiniz.

Bir görev ekranında iyi alışkanlıklar

• Görevi eylemle başlatın. "Tapu bilgisi" yerine "Tapu bilgisini gönder" yazmak, sabah listeye baktığınızda ne yapacağınızı hemen söyler.
• Tarihi boş bırakmayın. Tarihi olmayan bir görev, takvime ve hatırlatmaya giremez. Belirsiz bir tarih bile hiç tarih olmamasından iyidir.
• Önceliği dürüst seçin. Her şey acilse hiçbir şey acil değildir. Yüksek ve acil seçeneklerini gerçekten öne çıkarmanız gereken işler için saklayın.
• Müşteriye bağlayın. Bir görev bir müşteriyle ilgiliyse, karta bağlamak müşteri hakkındaki bütün geçmişi tek yerde tutar. Müşteri kartının diğer bölümlerini emlak müşteri takibi yazısında anlattık.

Görevler ve raporlar

Görevler yalnızca bir yapılacaklar listesi değildir, aynı zamanda ölçülebilir bir veridir. Raporlar ekranında görevlerin durum dağılımı bir grafikle gösterilir: kaç tanesi bekliyor, kaç tanesi devam ediyor, kaç tanesi tamamlandı. Takım liderleri ekibin bütününe, danışmanlar kendi kapsamlarına bakar. Raporların bütünü emlak ofisi raporları yazısında.

Görev yazarken küçük bir dil rehberi

Bir görevin ne kadar işe yaradığı, nasıl yazıldığına bağlıdır. Sabah listeye baktığınızda, her satırın size ne yapmanız gerektiğini tereddütsüz söylemesi gerekir. Birkaç basit kural bunu sağlar.

• Fiille bitirin. "Tapu bilgisi" bir konudur; "Tapu bilgisini gönder" bir iştir.
• Kimi ve neyi belirtin. "Ara" yerine "Ayşe Hanım'ı ara, teklifi konuş" daha tamdır.
• Tek iş, tek görev. Bir görevin içinde üç iş varsa, üçünü ayırın; her biri ayrı tamamlanır.
• Ayrıntıyı açıklamaya yazın. Başlığı kısa tutun, ne konuşulacağını ya da hangi belgenin gerektiğini açıklama alanına bırakın.

Bir haftalık düzen örneği

Bu sistemi somutlaştırmak için sıradan bir haftaya bakalım. Pazartesi sabahı, danışman haftanın işlerini listeliyor: iki müşteriye teklif iletilecek, bir portföyün yetkisi yenilenecek, üç ilan sahibi aranacak. Bunların her birini tarihli görev olarak giriyor. Böylece takvim, haftanın iskeletini gösteriyor.

Salı günü bir yer gösterme sonucu "düşünecek" çıkıyor; danışman perşembeye takip görevi ekliyor. Çarşamba, önemli bir görev acile çevriliyor çünkü mülk sahibi hızlı dönüş istiyor; liste bunu en üste taşıyor. Perşembe günü takip görevi Özet ekranında beliriyor ve müşteri arandığında iş bir sonraki aşamaya geçiyor. Cuma günü danışman, tamamlanmamış görevlere bakıyor, hangilerini gelecek haftaya erteleyeceğini belirliyor.

Bu döngüde özel bir şey yok; sadece yazılı bir plan, hatırlatan bir sistem ve haftanın sonunda bir kontrol var. Ama bu üçü birlikte çalıştığında, hiçbir iş aklın bir köşesinde asılı kalmaz.

Geciken görevlerle ne yapılır?

Her danışmanın listesinde zaman zaman geciken görevler birikir. Bunları görmezden gelmek yerine üç seçenek vardır: görevi yapmak, tarihini yeniden belirlemek ya da artık gereksizse silmek. Geciken görevler Özet ekranında ve bildirim çanında görünür, bu yüzden bir görevin sessizce unutulması zorlaşır.

Bir görev sürekli ertelendiğinde, bu bir bilgidir: ya iş öncelikli değildir ya da başka bir şey onu engelliyordur. Bu durumda görevi parçalara bölmek ya da ilgili müşterinin kartına bir not düşmek, işi yeniden hareketlendirir. Müşteri kartının bölümlerini emlak müşteri takibi yazısında anlattık.

Sık sorulan sorular