Emlak Randevu ve Yer Gösterme Takibi

Saha işinin en zor tarafı, ofisten çıktığınızda bilgi akışının kopmasıdır. Randevunun saati bir yerde, mülkün adresi başka yerde, müşterinin ne dediği ise bir sonraki telefona kadar aklınızdadır. Sinerji Team CRM'de randevu ve yer gösterme kayıtları bu kopukluğu azaltmak için tasarlandı. Bu yazıda iki kayıt türünü, aralarındaki farkı ve gösterimden sonra yapılması gerekenleri anlatıyoruz.

Randevu ile yer gösterme aynı şey değil

İki kavram ilk bakışta benzer görünür, ama CRM'de ayrı tutulurlar çünkü ayrı sorulara cevap verirler.

Randevu, bir müşteri için planlanan görüşmedir. Bir kahve buluşması, ofiste bir toplantı, bir imza görüşmesi olabilir. Odağında kişi vardır: kim, ne zaman, nerede?

Yer gösterme ise bir portföyü görmek isteyen müşteri için planlanan gösterimdir. Odağında mülk vardır: hangi portföy, hangi müşteriye, hangi tarihte gösterildi ve sonuç ne oldu?

Bu ayrım, raporlama ve takip açısından fark yaratır. Bir müşteriyle üç randevu yapmak başka bir şeydir, aynı müşteriye üç farklı mülkü göstermek başka. İkisi de karta işlenir, ama ayrı kayıtlardır. Sistemin geri kalanıyla bağı için Sinerji Team CRM genel bakış yazısına bakabilirsiniz.

Randevu oluşturmak

Randevuyu müşterinin kartından ya da Randevular ekranından oluşturursunuz. Tarih ve saat girilir, yer yazılır, müşteri seçilir. Randevu takviminize kendiliğinden işlenir. Ekran; bugünkü, yaklaşan ve geçmiş randevuları ayrı sekmelerde gösterir, danışmana, müşteriye ve tarihe göre süzmenize de izin verir.

Birlikte gidilen randevu

Randevunun en pratik özelliklerinden biri, ekipten kişileri katılımcı olarak ekleyebilmenizdir. "Ben ve bir meslektaşım birlikte gideceğiz" durumu böylece kayıtlı hâle gelir. Katılımcı eklenince o kişiye "randevuya eklendiniz" bilgisi gider ve randevu onun takviminde de görünür. Ortak çalışılan işlerde kimin nereye gideceği konusundaki karışıklık böylece azalır.

Özel randevu

Bir müşteriye bağlı olmayan, kişisel bir randevuyu özel olarak işaretleyebilirsiniz. Özel randevuyu yalnızca siz görürsünüz. Bu seçenek, başka katılımcı olmayan durumlar için anlamlıdır. Gizlilik mantığının bütünü gizlilik ve yetkiler yazısında.

Hatırlatma e-postaları

Randevunun saatinden önce ve tam saatinde, ilgili herkese e-posta gider. Bu, randevuyu oluşturan kişiyi, katılımcıları ve müşterinin danışmanını kapsar. Bir randevuyu iptal ederseniz, kayıt silinmek yerine üstü çizili olarak kalır; böylece ne olduğunu sonradan görebilirsiniz. Hatırlatmaların genel işleyişi görev ve hatırlatma yazısında.

Yer gösterme kaydı

Bir müşteriye mülk göstereceğiniz zaman, Yer Gösterme ekranından bir kayıt açarsınız. Müşteriyi ve portföyü seçer, tarihi ve saati girersiniz. Kayıt hem ajandaya işlenir hem de ilgili kişilere bir bilgilendirme e-postası gönderilir. Ortak bir portföyse, ekip arkadaşınızı katılımcı olarak ekleyebilirsiniz.

Randevuda olduğu gibi, yer göstermeden önce de hatırlatma e-postası alırsınız: saatinden önce ve saatinde. Sahada ilerlerken telefonunuz çalar, mülkün adresi de kayıtta durur.

Asıl iş gösterimden sonra başlar

Yer göstermeyi planlamak kolaydır; zor olan, sonrasında ne olduğunu kaydetmektir. Çoğu bilgi tam bu noktada kaybolur: müşteri "düşüneceğim" der ve konu havada kalır. CRM bu boşluğu bir "sonuç bekleyenler" listesiyle doldurur.

Gösterim gerçekleştiğinde, ekranda "sonucu kaydet" seçeneği belirir. Üç seçenekten birini işaretlersiniz:

• Beğendi: müşteri mülkü olumlu karşıladı.
• Düşünecek: karar henüz verilmedi.
• Uygun değil: müşteri mülkü uygun bulmadı. Bu seçenekte nedenin yazılması zorunludur.

Nedenin zorunlu olması bilinçli bir tercihtir. "Uygun değil" cevabının arkasında çoğunlukla değerli bir bilgi vardır: fiyat yüksek, konum uzak, cephe küçük. Bu bilgi hem müşterinin gerçek ihtiyacını netleştirir hem de mülk sahibine geri bildirim olarak anlatılabilir. Portföy tarafındaki geri bildirim raporu için portföy çalışma raporu yazısına bakabilirsiniz.

Otomatik takip görevi

Sonucu kaydederken isteğe bağlı bir takip tarihi seçebilirsiniz. Tarih seçtiğinizde, kaydı giren danışmana o güne bir görev açılır. Müşteriyi düzenleme yetkiniz varsa, sonuç aynı zamanda müşterinin görüşme geçmişine de işlenir. Böylece "müşteri düşünecekti, ne oldu?" sorusu ortada kalmaz; tarih geldiğinde görev size hatırlatır. Aynı gösterime ikinci bir sonuç ya da görev oluşturulmaz, bu da çift kayıtları önler.

Bir günün akışı

Bunu somutlaştıralım. Sabah Özet ekranına bakıyorsunuz: bugün iki randevu ve bir yer gösterme var. Öğleden önce ofiste bir randevuya gidiyorsunuz; saatinden önce gelen e-posta hatırlatmasıyla vaktinizi ayarlıyorsunuz. Öğleden sonra yer göstermeye ekip arkadaşınızla gidiyorsunuz. O da katılımcı olarak eklenmiş, kendi takviminde görüyor. Akşam sonuç bekleyenler listesine bakıyorsunuz, müşteri beğenmiş ve fiyat üzerinde konuşmak istemiş. Sonucu kaydediyor, ertesi güne takip görevi açıyorsunuz. Müşteri ciddi ilgi gösterirse, bir işlem dosyası açmak sıradaki adımdır.

Müşteri kartıyla bağlantı

Randevu ve yer göstermeler müşteri kartında "Randevular" bölümünde listelenir. Bir müşterinin kartını açtığınızda, o kişiyle kaç kez buluşulduğunu, hangi mülklerin gösterildiğini ve sonuçların ne olduğunu görürsünüz. Kartın diğer bölümleri için emlak müşteri takibi yazısına göz atabilirsiniz. Gösterilecek mülkü bulmak ise çoğu zaman müşteri ihtiyacı ve portföy eşleştirme ile başlar.

Saha kaydında iyi alışkanlıklar

• Sonucu aynı gün girin. Gösterimin ardından geçen her saat, ayrıntının kaybolma ihtimalini artırır.
• "Uygun değil" nedenini somut yazın. "Beğenmedi" yerine "cephe küçük, yaya trafiği az" gibi bir not, ileride çok daha faydalıdır.
• Katılımcıyı önceden ekleyin. Ekip arkadaşınızın da hatırlatma alması için randevuyu oluştururken ekleyin.
• Telefonda kaydedin. Sahadan çıkar çıkmaz kısa bir kayıt, akşam masa başında yazmaktan daha doğrudur. Telefonda kullanımı CRM telefonda kullanım yazısında anlattık.

Takvimde nasıl görünür?

Randevular ve yer göstermeler, Takvim ekranına kendiliğinden işlenir. Aynı ekranda görevleriniz ve planlanmış görüşmeleriniz de durur; yani bir güne baktığınızda saha işiyle masa başı işi birlikte görürsünüz. Salı günü saat on birde bir randevunuz, öğleden sonra bir yer göstermeniz ve akşama bir görev tarihiniz varsa, hepsi aynı çizelgede sıralanır.

Bu bütünlük, günü planlarken işe yarar. Bir randevuyu ayarlarken, o gün başka neyin olduğunu ayrıca hatırlamanıza gerek kalmaz; takvim size çakışmayı gösterir. Ekipçe çalışılan bir yer göstermede, katılımcı olan meslektaşınızın takviminde de aynı kayıt görünür; böylece iki kişinin ajandası aynı anda dolmuş olur.

İptal ve değişiklikler

Planlar değişir; bir müşteri son dakika iptal eder, bir mülk sahibi saati kaydırır. Randevuyu iptal ettiğinizde kayıt silinmez, üstü çizili olarak kalır. Bu küçük ayrıntı önemlidir: aylar sonra "o randevu neden olmadı?" sorusuna cevap verebilmenizi sağlar. Bir randevu yanlışlıkla açılmışsa, isterseniz silebilirsiniz.

Saat ya da yer değiştiğinde randevuyu düzenlersiniz; katılımcılar güncel bilgiyi kayıttan görür. Hatırlatma e-postaları da yeni saate göre çalışır. Görev ve hatırlatmaların genel mantığı için görev ve hatırlatma yazısına bakabilirsiniz.

Ortak portföyde yer gösterme

İki danışmanın birlikte yürüttüğü bir portföy için müşteri geldiğinde, genellikle bir kişi müşteriyi getirir, diğeri mülkü tanıtır. CRM'de bunu yer gösterme kaydında katılımcı ekleyerek yansıtırsınız. Portföyün ortağı, gösterimde hazır bulunacak kişi olarak eklenir. Böylece hem hatırlatma alır hem de sonuç girildiğinde durumu görür.

Bu, ortaklık işlerinde sık yaşanan bir sorunu ortadan kaldırır: "gösterim nasıl geçti?" sorusuna cevap beklemek. Sonuç kaydı ortak kişinin de ekranında görünür, tek bir kaydın herkese aynı gerçeği anlatması sağlanır. Portföy ortaklığının nasıl kaydedildiği emlak portföy yönetimi yazısında.

Sık sorulan sorular