FSBO Takibi: Sahibinden Satılık İlan Sahipleriyle Günlük Görüşmeler

İlanlarda "sahibinden" yazan mülklerin arkasında, çoğu zaman bir portföy alma ihtimali durur. Mal sahibi mülkünü kendisi satmaya çalışıyordur; belki bir gün bir danışmanla çalışmaya karar verecek, belki vermeyecektir. Bu kişilerle yapılan telefon görüşmeleri kısadır, sayısı fazladır ve çoğu zaman bir yere yazılmaz. Sinerji Team CRM'in "Fsbo Günlük" bölümü, bu görüşmeleri düzenli bir listede tutmak için hazırlandı.

FSBO ne demek?

FSBO, İngilizce "for sale by owner" ifadesinin kısaltmasıdır; yani mal sahibi tarafından satılan mülk. Türkiye'de bunun karşılığı çoğunlukla sahibinden satılık ilan veren kişilerdir. Danışmanlar için bu kişiler, portföy edinmenin doğal bir kaynağıdır. Ama bu iş sabır ister: bir mal sahibi ilk aramada "hayır, kendim satacağım" der, üç hafta sonra fikrini değiştirebilir.

Bu yüzden FSBO görüşmelerinin kaydı önemlidir. Hangi ilan sahibiyle ne zaman konuşuldu, ne dedi, ne zaman yeniden aranacak? Bu bilgiler kaybolursa, aynı kişiyi ikinci kez ilk kez arıyormuş gibi aramak zorunda kalırsınız. Sistemin geri kalanıyla bağlantısı Sinerji Team CRM genel bakış yazısında özetlenmiştir.

Fsbo Günlük nedir?

Fsbo Günlük, sol menüde "Günlük İşler" grubunda yer alan ve sahibinden satılık ilan sahipleriyle yapılan günlük telefon temaslarının kaydedildiği bir listedir. Amacı basittir: her gün yaptığınız bu görüşmeleri tek yerde tutmak, sonucunu işaretlemek ve ilerleyen bir görüşmeyi kolayca müşteriye dönüştürmek.

Listedeki her kayıt bir ilan sahibiyle yapılan görüşmedir ve şu bilgileri taşır: kimle konuşuldu, hangi ilan, konuşma nasıl geçti, sonuç ne, sıradaki adım ne? Bu alanlar ilan sahibinin bilgilerini, ilana dair ayrıntıları ve arama sonucunu içerir. Kayıtlar, yaptığınız işin günlük ritmini de görmenizi sağlar; Özet ekranında da o günün Fsbo özeti gösterilir.

Kayıt kime aittir?

Bir Fsbo kaydı, onu ekleyen kişiye aittir. Kayıt sahibi, kaydı düzenleyebilir, silebilir, müşteriye dönüştürebilir ve ortak danışman listesini değiştirebilir. Başka bir danışman kaydı görmez; çünkü bu liste kişisel bir çalışma alanıdır.

Ancak ortak çalışan danışmanlar için bir seçenek vardır: kaydı ekleyen kişi, "ortak danışman" olarak bir ya da birkaç meslektaşını seçebilir. Ortak seçilen kişi, kaydı kendi panelinde görür, alanları düzenleyebilir, arama sonucunu işaretleyebilir ve görüşme notları ekleyebilir. Ama silme, müşteriye çevirme ve ortak listesini değiştirme yalnızca ekleyene aittir. Bu denge, birlikte çalışmayı mümkün kılarken kaydın sahibinin kontrolünü korur. Yetki mantığının genel çerçevesi için gizlilik ve yetkiler yazısına bakabilirsiniz.

Bir görüşme nasıl kaydedilir?

Yeni bir kayıt açarken önce ilan sahibinin bilgilerini girersiniz: adı, telefonu ve ilana dair ayrıntılar. Ardından görüşmenin sonucunu işaretlersiniz. Örneğin ulaşıldı mı, ulaşılamadı mı, ilgilendi mi, daha sonra aranacak mı? Bir not alanı bulunur; ilan sahibinin fiyat beklentisi, satış nedenini ve zamanlama gibi ayrıntıları oraya yazarsınız.

Görüşmeden sonra bir sonraki adım da kaydedilir. "İki hafta sonra ara" gibi bir not, o tarihte sizin önünüze gelir. Böylece bir ilan sahibiyle tekrar konuşmayı unutmazsınız; unutulmuş görüşme, kaybedilmiş bir fırsattır.

Görüşme ilerlediğinde: müşteriye dönüştürme

FSBO görüşmelerinin en değerli anı, ilan sahibinin sizinle çalışmaya ya da en azından daha ayrıntılı konuşmaya istekli olduğu andır. O noktada kayıttaki "Müşteri olarak ekle" düğmesine basarsınız. Sistem, bilgileri önceden doldurulmuş yeni bir müşteri formu açar: ad, telefon, adres, ilan numarası ve notlar taşınır, ortak danışmanlar da aynen aktarılır. Kaydı onayladığınızda Fsbo listesinden kalkar ve müşteri kartı açılır; telefon görüşmesi kaybolmak yerine doğrudan bir müşteri kaydının başlangıcı olur, notunuz da ilk görüşme olarak kartta yerini alır.

Bu adım, "bir kişi sisteme hangi kapıdan girerse girsin müşteri olarak kayda geçmeli" ilkesinin bir sonucudur. Müşteri kartının içinde neler olduğunu emlak müşteri takibi yazısında anlattık. Dönüştürülen müşterinin kaynağı telefonla arama olarak gelir; böylece hangi kanaldan kaç müşteri geldiğini daha sonra raporlarda görebilirsiniz.

Müşteriye dönüştüren kişi olarak, o müşterinin sorumlusu siz olursunuz. Bir ilan sahibi genellikle mülkünü satmak ister; bu yüzden karttaki ihtiyaç ve portföy tarafını da doldurduğunuzda, portföy ekleme sürecine geçebilirsiniz. Portföyün nasıl kaydedildiğini emlak portföy yönetimi yazısında bulabilirsiniz.

Arama listesiyle ilişkisi

Fsbo Günlük ve Arama Listem birbirinden ayrı çalışır, ama tamamlayıcıdır. Fsbo Günlük, henüz müşteri olmamış ilan sahipleriyle yapılan görüşmeleri tutar. Arama Listem ise kayıtlı müşterilerin bugünkü işlerini toplar. Bir ilan sahibi müşteriye dönüştüğünde, o andan itibaren Arama Listem'in kapsamına girer. Bu ekranın ayrıntısı günlük arama listesi yazısında.

Bir günlük çalışma örneği

Bir danışman sabahın ilk saatinde sahibinden satılık ilan veren bir grup mal sahibini arıyor. İlk kişiye ulaşamıyor, sonucu "ulaşılamadı" olarak işaretliyor ve akşam yeniden aramak üzere not düşüyor. İkinci kişi "ilgilenmiyorum" diyor, bunu da kaydediyor. Üçüncü kişi ise ilgili; satmak istediğini, ama fiyat konusunda emin olmadığını söylüyor. Danışman bu görüşmeyi ayrıntılı bir notla kaydediyor ve ilan sahibiyle bir buluşma ayarlıyor. Akşam ortak çalıştığı bir meslektaşını kayda ortak danışman olarak ekliyor; ertesi gün ikisi birlikte gidecek.

Buluşma planlandığında, kayıt bir müşteriye dönüşür ve ilgili randevu oluşturulur. Randevunun nasıl planlandığı randevu ve yer gösterme yazısında anlatılıyor.

FSBO çalışmasında iyi alışkanlıklar

• Her aramayı kaydedin. Ulaşılamayan bir arama da bilgidir; aynı kişiyi gün içinde ikinci kez aramamanızı ya da uygun bir saati denemenizi sağlar.
• Notlara ayrıntı yazın. Satma nedeni, fiyat beklentisi ve zamanlama, ilerleyen görüşmelerin tonunu belirler.
• Sonraki adımı unutmayın. "İki hafta sonra ara" notu, ilan sahibiyle bağı canlı tutar.
• Ortağı bilerek seçin. Ortak danışman kaydı düzenleyebildiği için, yalnızca gerçekten birlikte çalışacağınız kişileri ekleyin.

Görüşme notunda neler yazılır?

Bir ilan sahibiyle yapılan kısa görüşme, birkaç dakikada biter ama ilerleyen günlerde işe yarayacak bilgiler içerir. Notu yazarken şu başlıklara bakmak faydalıdır:

• Satma nedeni. Taşınma, miras, yatırım çıkışı gibi nedenler, ilan sahibinin ne kadar acelesi olduğunu gösterir.
• Fiyat beklentisi. İlan fiyatı ile gerçekten kabul edeceği aralık farklı olabilir; konuşmada bir ipucu verdiyse yazın.
• Zamanlama. "Yaza kadar bekleyeceğim" ya da "bu ay bitirmek istiyorum" gibi ifadeler, sizin takip tarihinizi belirler.
• Başka bir emlakçıyla çalışıyor mu? Bu bilgi, ilan sahibine yaklaşımınızı etkiler.
• Ulaşılabilirlik. Hangi saatte, hangi numaradan ulaşılabildiği, sonraki aramayı kolaylaştırır.

Bu notların hepsi doldurulmak zorunda değildir. Ama her aramadan sonra birini bile yazmak, ilan sahibiyle ikinci konuşmayı çok daha sıcak başlatır.

Günlük ritim: bir listeyi yönetmek

Fsbo Günlük, adının da söylediği gibi günlük bir çalışma alanıdır. Her gün belirli sayıda ilan sahibini aramak, bir portföy edinme alışkanlığıdır ve bu alışkanlığın sürdürülebilir olması için ritmi görmek gerekir. Özet ekranında o günün Fsbo özeti gösterilir: bugün kaç kayıt eklendi, kaçına ulaşıldı.

İş günü sınırı da bilinçle belirlenmiştir: sabah belirli bir saatten itibaren yapılan görüşmeler o güne yazılır. Böylece gece geç saatte ekleyeceğiniz bir kayıt, ertesi günün rakamlarını karıştırmaz. Gün sonunda "bugün kaç ilan sahibiyle konuştum?" sorusuna net bir cevabınız olur.

Bu rakamlar, motivasyon için de bir ölçüdür. Bir haftada elli aramanın kaç randevuya, kaç randevunun kaç müşteriye dönüştüğünü izlediğinizde, hangi adımın zayıf kaldığını görürsünüz. Dönüşüm rakamlarının raporlara nasıl yansıdığını emlak ofisi raporları yazısında anlattık.

Sık sorulan sorular