Günlük Arama Listesi ve Uzun Süredir Aranmayan Müşteri Takibi

Sabah masaya oturduğunuzda kendinize sorduğunuz ilk soru çoğu zaman şudur: bugün kimi aramalıyım? Cevap bir yerlerde yazılıdır; bir görevde, bir görüşme notunda, bir hatırlatmada. Ama hepsi farklı yerlerdedir. Sinerji Team CRM'in "Arama Listem" ekranı bu dağınık cevapları tek bir listeye toplar. Bu yazıda listenin nasıl oluştuğunu, neleri kapsadığını ve uzun süredir aranmayan müşteri uyarısının nasıl çalıştığını anlatıyoruz.

Neden bir arama listesine ihtiyaç var?

Gayrimenkul danışmanlığının büyük bölümü telefonla yürür. Bir müşteriyi doğru zamanda aramak, bir ilan sahibine söz verilen günde dönmek, bir teklifin ardından "ne düşündünüz?" diye sormak, hepsi küçük ama zamana bağlı işlerdir. Bu işler ayrı ayrı kaydedildiğinde, her birinin kendi yeri olur; ama günün başında toplu bir bakış olmadığında, hangisinin bugün önemli olduğunu ayırt etmek zorlaşır.

Arama Listem bu bakışı sağlar. Sistemin genelinde gün içi işlerin nasıl planlandığını Sinerji Team CRM genel bakış yazısında özetledik. Burada yalnızca arama tarafına odaklanıyoruz.

Listeye neler girer?

Liste iki kaynaktan beslenir ve ikisi müşteri bazında tek satırda birleştirilir.

Bugün işi ilerletecek işler

Bugüne planlanmış bir görüşme, bir takip ya da bir görev varsa, ilgili müşteri listeye girer. Örneğin geçen hafta "perşembe tekrar aranacak" diye not düştüyseniz, perşembe günü o müşteri listenizin başında olur. Yer gösterme sonrası açılan takip görevleri de burada görünür; bu bağlantının ayrıntısı randevu ve yer gösterme yazısında.

Uzun süredir aranmayan müşteriler

Bir müşteriyle son görüşmenizin üzerinden belirlenen süre geçtiyse, o müşteri de listeye eklenir. Bu, hiçbir görev eklemediğiniz hâlde bir işin ortaya çıkması demektir. Süre, takım liderinin sistem ayarlarından belirlediği bir eşiktir. Hiç görüşme kaydı olmayan bir müşteri için sayaç, kaydın eklendiği tarihten başlar.

Bir müşteri her iki nedenle de listedeyse, tek satırda gösterilir. Yani aynı kişiyi iki kere görmezsiniz; satırın içinde hem bugünkü işi hem de uzun süredir aranmadığı bilgisi yazar.

Listenin ekranı

Ekranın her satırında müşterinin adı, telefonu ve listede olma nedeni yer alır. Yanında hızlı kısayollar bulunur: ara, WhatsApp, görüşme kaydet. Aramak için telefon numarasına dokunmanız yeterlidir. Burada bir ayrıntıyı belirtelim: arama ve WhatsApp bağlantıları otomatik olarak bir görüşme kaydı oluşturmaz. Görüşmeyi siz kaydedersiniz; "görüşme kaydet" bağlantısı, müşteri kartındaki formu açık olarak getirir. Çünkü aramanın nasıl geçtiğini yalnızca siz bilirsiniz.

Liste yirmişer kişilik sayfalara ayrılır. Üstteki filtrelerle yalnızca bugünün işlerini ya da yalnızca uzun süredir aranmayanları gösterebilir, isim, telefon ya da nedene göre arama yapabilirsiniz. Müşteri kartının kendisi için emlak müşteri takibi yazısına bakabilirsiniz.

Uzun süredir aranmayan müşteri uyarısı

Bu uyarı, listenin en hassas kısmıdır ve bilerek yapılandırılmıştır. Uyarı, müşteriyi ekleyen ya da müşteriden sorumlu olan danışman için çalışır; takım lideri ise ekibe açık kayıtlar için görür, özel kayıtlar hariç. Kaybedildi aşamasındaki müşteriler bu uyarıya dahil edilmez, çünkü onlar zaten kapanmış kayıtlardır. Uyarı Özet ekranında "uzun süredir aranmayan müşteriler" kartında ve bildirim çanında görünür.

"Pas geç" seçeneği

Her müşteriyi hemen aramak istemeyebilirsiniz; belki kendisi "iki ay sonra ararsınız" demiştir. Bu durumda "pas geç" diyerek uyarıyı erteleyebilirsiniz. Erteleme, uyarıyı belirlenen eşik süre kadar susturur. Süre dolduğunda müşteri hâlâ aranmamışsa, uyarı yeniden ortaya çıkar. Bu, "unutmadım, bilerek beklettim" demenin kayıtlı yoludur.

Pas geçmenin yalnızca temassızlık uyarısını ertelediğini bilmek önemlidir. Aynı müşteriyle ilgili başka bir görev ya da takip varsa, onlar yerinde kalır. Bir müşteriyle yeni bir görüşme kaydettiğinizde ise sayaç kendiliğinden sıfırlanır; ayrıca bir şey yapmanız gerekmez.

Bir sabah örneği

Bir danışman sabah Arama Listem'i açıyor. Listede on iki kişi var. Üçü için bugün planlanmış bir takip görevi bulunuyor: bir müşteri teklifi düşünecekti, biri belgelerini gönderecekti, biri yer gösterme sonrası karar verecekti. Beş kişi ise uzun süredir aranmadığı için listede. Dördü de her iki nedenle aynı anda listede. Danışman önce takip görevi olanları arıyor, ardından uzun süredir aranmayanlara geçiyor. Bir müşteriyi "ayın sonunda arayacağım" diyerek pas geçiyor. Her aramadan sonra görüşmeyi kaydediyor; bunu yaptıkça liste kısalıyor.

Bu akışın değeri, günün ilk yarım saatinde "kimi arayacağımı düşünmek" yerine doğrudan aramaya başlayabilmesidir.

İlan sahipleri için ayrı bir liste

Arama Listem, CRM'de kayıtlı müşteriler içindir. Sahibinden satılık ilan verenlerle yapılan günlük telefon görüşmeleri ise ayrı bir yerde tutulur: Fsbo Günlük. Bu görüşmeler ilerlediğinde bir müşteriye dönüşebilir ve o andan itibaren Arama Listem'in kapsamına girer. Konunun ayrıntısı FSBO takibi yazısında.

Görevler ve bildirimlerle ilişkisi

Arama listesi, görev ve hatırlatma sisteminin bir görünümüdür; onun yerine geçmez. Bir görev eklediğinizde hem görev listesinde hem arama listesinde görünür. Hatırlatmalar ve bildirimler ise ayrıca çalışır. Bu bölümlerin bütünü görev ve hatırlatma yazısında anlatılıyor.

Arama alışkanlıkları için üç öneri

• Aramadan hemen sonra kaydedin. "Görüşme kaydet" bağlantısı formu açık getirir. İki satırlık bir not, listeden çıkışın da anahtarıdır.
• Bir sonraki adımı girin. Görüşmeyi kaydederken sıradaki adımın tarihini yazarsanız, müşteri o gün kendiliğinden listenize döner.
• Pas geçmeyi bilerek kullanın. Uyarıyı susturmak, müşteriyi unutmak değildir. Ama sürekli pas geçilen bir müşteri için kaydı gözden geçirmek, belki de aşamayı Kaybedildi olarak güncellemek gerekir.

Arama Listem'i sabah rutinine yerleştirmek

Bir aracın işe yarayıp yaramadığı, onu alışkanlığa çevirebilmenize bağlıdır. Arama Listem için en doğal yer, günün ilk yarım saatidir. Sabah kahvenizle birlikte listeyi açar, üstten aşağıya doğru ilerlersiniz. Önce bugüne planlanmış takipleri, ardından uzun süredir aranmayanları arar ve her aramanın sonunda kısa bir görüşme kaydı girersiniz.

Bu ritmin faydası, karar yorgunluğunu ortadan kaldırmasıdır. Kimi arayacağınızı düşünmek yerine, listenin sizin adınıza karar vermiş olması, güne hızlı başlamanızı sağlar. Bir hafta boyunca aynı düzeni sürdürdüğünüzde, listenin kendiliğinden kısaldığını görürsünüz; çünkü her arama, kaydedilen bir sonraki adımla o kişiyi listeden çıkarır.

Görüşmeyi kaydederken sonraki adımı yazmak

Listenin kendi kendini temizlemesinin sırrı, görüşme kaydındaki "sonraki adım" alanıdır. Bir müşteriyi aradınız ve "önümüzdeki salı tekrar konuşalım" dediniz diyelim. Görüşmeyi kaydederken salı tarihini yazarsanız, müşteri o gün kendiliğinden listenize döner. Bu tarihi yazmazsanız, müşteri sadece uzun süredir aranmayanlar arasına girmeyi bekler.

Bu yüzden görüşme kaydında en değerli alan, tarihtir. Not ne kadar kısa olursa olsun, tarih geleceğe bir köprü kurar. Bunu bir alışkanlık hâline getirmek, "unuttum" cümlesini işinizden çıkarır. Görevlerin ve takip tarihlerinin nasıl çalıştığını görev ve hatırlatma yazısında ayrıntılı ele aldık.

Liste uzun olduğunda

Yoğun dönemlerde liste on beş, yirmi kişiyi bulabilir. Böyle günlerde önceliklendirmek gerekir. Birkaç yaklaşım işe yarar:

• Önce zamana bağlı olanlar. Bugün söz verilmiş bir aramayı ertelemek, güveni zedeler; önce onları arayın.
• Sonra sıcak müşteriler. Teklif ya da pazarlık aşamasındaki kişiler, uzun süredir aranmayanlardan önce gelir.
• Filtreyi kullanın. Yalnızca bugünün işlerini ya da yalnızca aranmayanları gösteren filtreyle, listeyi iki ayrı turda yürütebilirsiniz.
• Gerekirse pas geçin. Bugün ulaşamayacağınız bir kişiyi bilinçle ertelemek, listeyi gerçekçi tutar.

Unutmayın: liste sizi yönetmez, size yardımcı olur. Bir günde bütün listeyi bitirememek bir başarısızlık değildir; önemli olan, önceliklerin doğru sırayla yapılmış olmasıdır.

Sık sorulan sorular